Datenschutzerklärung der GDV Getränke Daten Verarbeitung GmbH, Köln

Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Das mag auch daran liegen, dass dies ein nicht unerheblicher Teil unseres Jobs ist. Wir beachten die datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG). Dies bedeutet insbesondere, dass wir personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn uns eine gesetzliche Vorschrift dies erlaubt oder die betroffene Person eine Einwilligung erklärt hat.

Für die gesamte Geschäftsbeziehung zu unseren Vertragspartnern gelten die bei Vertragsabschluss übersendeten und akzeptierten allgemeinen Geschäftsbedingungen. In diesen Geschäftsbedingungen willigt der Vertragspartner u.a. ein, dass wir sämtliche Kundendaten aus der Geschäftsbeziehung im Rahmen der Zweckbestimmung erfassen, speichern, verarbeiten und nutzen, an Dritte übermitteln und löschen. Die Einwilligung des Vertragspartners beinhaltet auch die Weitergabe von Daten an Dritte. Vorstehendes wurde als Benachrichtigung gemäß § 33 Abs. 1 Bundesdatengesetz vereinbart.

In der folgenden Datenschutzinformation erläutern wir Ihnen, welche Informationen (einschließlich personenbezogener Daten) im Zusammenhang mit der zwischen Ihnen und uns bestehenden Geschäftsbeziehung von uns verarbeitet werden und welche Rechte sich nach dem EU-Datenschutzrecht daraus ergeben.

Zuständige Behörde im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

LDI NRW Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

1. Wer ist der Verantwortliche für die Datenverarbeitung und wie sind die Kontaktdaten?

GDV Getränke-Daten-Verarbeitung GmbH · Ernst-Weyden-Straße 3 · 51105 Köln-Poll

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten Rechtsanwalt Oliver M. Niederjohann unter: datenschutz@gdvgmbh.com

2. Welche Daten, für welchen Zweck und auf welcher Grundlage verarbeiten wir diese?

Gegenstand der Erhebung und Verarbeitung können im Einzelfall folgende Daten sein:

Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, Faxnummer, Internetadresse, Geburtsdatum, Bankverbindung, Identifikations- und Vertragsinhaltsdaten, Absatzzahlen, Umsatzzahlen, Steuernummer, GLN-Nummer, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Legimationsdaten (z.B. Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftsprobe), Namen und Ansprechpartner im Unternehmen und deren Kontaktdaten, Auftragsdaten (z.B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen (z.B. Kontakte und Bestellungen mit Menge, Umsatz, Umsatzdaten im Zahlungsverkehr, Vertragsnummer), Produktdaten, Werbe- und Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten (z.B. Pachtinteressen), Registerdaten sowie Gewerbeanmeldungen.

Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir öffentlich zugängigen Quellen (z.B. Grundbücher, Gewerbeanmeldungen, Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien, Internet, elektronischer Bundesanzeiger) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Wir verwenden diese Daten für folgende Zwecke:

für die Erfüllung von (vor-) vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO

· vor Vertragsabschluss

Wir nutzen diese personenbezogenen Daten teilweise als Entscheidungskriterien für den Vertragsabschluss.
Vor Abschluss des Vertrages führen wir teilweise eine Bonitätsprüfung durch. Zu diesem Zweck übermitteln wir personenbezogene Daten an eine Auskunftei. Neben dem Namen, Adresse und Geburtsdatum kann das auch die Bankverbindung sein. Auf Grundlage dieser Informationen erhalten wir eine Bonitätsbewertung. Grundlage dieser Bewertung kann das Zahlungsverhalten, aber auch statistische Werte sein.

Die Dienste folgender Auskunfteien nehmen wir derzeit in Anspruch:

• SCHUFA Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden; z.T. Filiale Köln
• EOS Holding GmbH, Steindamm 71, 20099 Hamburg
• Verband der Vereine Creditreform e.V., Hellersbergstraße 12, 41460 Neuss

nach Vertragsabschluss

Wir nutzen die personenbezogenen Daten

• für Zwecke der Vertragsdurchführung,
• für Zwecke der Abrechnung inklusive Boni,
• für Zwecke der Forderungs-/Verbindlichkeitsverwaltung, z.B. Darlehen Abrechnung,
• für die Durchführung des elektronischen Zahlungsverkehrs,
• für den Ausgleich von Zahlungsverpflichtungen,
• für die Durchführung von vertraglich vereinbarten Lieferungsausführungen,
• für die Bearbeitung von Beschwerden und Reklamationen, Lob natürlich auch,
• für das Gewährleistungsmanagement,
• im Rahmen der Produktbeobachtung im Rahmen der Produkthaftung,
• im Interesse einer umfassenden Kundenbetreuung/Kundenbindungsmaßnahmen,
• im Interesse eines umfassenden Lieferantenmanagements und Bewertung,
• zur Erfüllung von steuerlichen Anforderungen,

Sofern ein Dritter zu unseren Gunsten eine Bürgschaft übernimmt oder eine Sicherheit stellt, verarbeiten wir auch für diesen dessen Daten. Dies erfolgt zum Zweck der Beurteilung der Werthaltigkeit der Sicherheit sowie zu deren Verwaltung und ggf. Verwertung.

im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO

Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der von Dritten verarbeiten wir die personenbezogenen Daten ebenfalls für:

• den Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung der Bonität;
• für Werbung, soweit nicht der Nutzung der Dateien widersprochen wurde;
• für die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
• für Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;
• bei Gastronomie- und/oder Veranstaltungskunden für die Bereitstellung eines Gastronomie-/Veranstaltungsführers oder Bannerwerbung (Offline und Online)
• bei Geschäften des Lebensmittels (Einzel- und Großhandel) und Getränkemärkte für die Bereitstellung eines Einkaufsführers (Offline und Online)

aufgrund einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1a), Art. 9 Abs. 2a) i.V. m. Art. 7 DSGVO

Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch auf Grund einer Einwilligung erfolgen.

3. Wer sind die Empfänger Ihrer Daten?

a) Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungshilfen können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Abrechnung, Logistik, Lieferanten, Kreditinstitute, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung und Consulting sowie Vertrieb, Marketing und Anschriftenermittlung.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

• Wirtschaftsprüfer, Berater
• Rechtsanwälte (Mietstreitigkeiten, Inkasso)
• Werbeagenturen
• Lagerhalter, Lieferpartner/Spediteure, Schanktechniker, und sonstige Lieferanten und Dienstleister
• Bei Miet-/Pachtverträgen der Hauseigentümer sowie weiter ggf. an Industriepartner, die Bezugsrechte für das Objekt haben
• Banken
• Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die uns eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt wurde.

b) Wir teilen bestimmten Industriepartnern (Hersteller/Vertreiber) nach geschlossener Vereinbarung die Kunden- und Absatzdaten der von uns angebotenen Produkte regelmäßig mit, welche unserer Kunden welche ihrer Produkte in welcher Menge bezogen haben. Übermittelt werden hierbei Kundenstammdaten (Name und Anschrift) der Absatzstätte, Firma/Namen und ggf. Kontaktdaten des Betreibers, GLN, USt.-ID, ggf. Bezug zu einer Vertriebsstruktur) sowie Absatzdaten (Art und Menge der im betreffenden Zeitraum an die Absatzstätte gelieferten Produkte des jeweiligen Industriepartners). Dies erfolgt zum einen zu Zwecken der Abstimmung von Außendienstbesuchen zwischen uns und dem Industriepartner (sofern der Kunde auch Kunde des Industriepartners ist) oder der Vermittlung von Kontakten für den Kunden mit evtl. für diesen interessanten Industriepartnern sowie zur Erfassung, Abrechnung und Abwicklung der ggf. zwischen dem Industriepartner und uns bzw. dem Kunden getroffenen Vereinbarungen im Zusammenhang mit dem Bezug der Produkte bzw. zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Geschäftsbeziehung. Zum anderen erfolgt dies im Interesse der Industriepartner zu Zwecken der besseren Marktbearbeitung, für Distributionsanalysen. Zur Vertriebssteuerung, zur Entscheidung über Marketing-/Vertriebsmaßnahmen und ggf. Unterstützung des Kunden, zur Erstellung von Verfügbarkeitsinformationen für Endverbraucher, zur Plausibilitätsprüfung der Gesamtabsatzmeldungen, zur Marktforschung, ggf. zur Prüfung und Abrechnung von Konditionen mit uns. Bei organisierten Kunden erfolgt eine solche Weitergabe auch an die jeweiligen Zentralen. Ohne Vereinbarung erfolgt auch keine Kunden- und Absatzdatenübertragung, ein Automatismus wird somit ausgeschlossen.

4. Findet eine Datenübermittlung an Dritte statt?

Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Dritte kann wie in diesem Dokument beschrieben stattfinden.

Übermittlung der personenbezogenen Daten an Dritte außerhalb der Europäischen Union.

Beachten Sie, dass einige Empfänger ihren Sitz möglicherweise nicht im Europäischen Wirtschaftsraum haben. Ist dies der Fall, werden wir Ihre Daten nur in von der Europäischen Kommission genehmigte Länder mit angemessenem Datenschutzniveau übermitteln oder durch eine rechtliche Vereinbarung ein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen

5. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Sofern das Gesetz keine Aufbewahrungsfristen vorsieht, werden die Bestandsdaten nach Vertragsende gelöscht. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, kann die Archivierung bis zu 10 Jahre dauern. Danach werden die Daten, soweit technisch machbar, endgültig gelöscht. In der Zwischenzeit werden die Daten gesperrt, sodass ein Zugriff auf diese Daten nicht mehr ohne weiteres möglich ist. Die Sperrphase beginnt am Ende des Jahres, das auf das Vertragsende folgt.

Die Speicherdauer kann sich auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, beispielsweise nach den §§195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) richten. Danach besteht die Speicherfrist in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen können diese auch bis zu 30 Jahre betragen.

6. Welche Rechte bestehen für Betroffene?

Betroffene haben uns gegenüber und, sofern Daten an Industriepartner, die Auftragsverarbeiter und/oder an Partnerunternehmen weitergegeben wurden, folgende Rechte:

• gemäß Art. 7 Abs.3 DSGVO kann eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen werden. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortgeführt werden darf
• gemäß Art. 15 DSGVO kann Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangt werden. Insbesondere kann Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechtes auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangt werden
• gemäß Art. 16 DSGVO kann die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung der gespeicherten personenbezogenen Daten verlangt werden
• gemäß Art. 17 DSGVO kann die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten verlangt werden, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausführung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist
• gemäß Art. 18 DSGVO kann die Einschränkung der Verarbeitung der personen-bezogenen Daten verlangt werden, soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, aber deren Löschung abgelehnt wird und die Daten nicht mehr benötigt werden, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder gemäß Art. 21 DSVGO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wurde
• gemäß Art. 20 DSVGO kann verlangt werden, dass Ihre personenbezogenen Daten, die von Ihnen bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder es kann die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangt werden und
• gemäß Art. 77 DSVGO kann sich bei einer Aufsichtsbehörde beschwert werden. In der Regel wendet man sich an die Aufsichtsbehörde des üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes.

7. Welches Recht besteht bei einer Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses?

Sofern die personenbezogenen Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Lit f) DSGVO verarbeitet wird, besteht das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus einer besonderen Situation ergeben.

Wird Widerspruch eingelegt, werden die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch ist an uns zu richten. Soweit eine Verarbeitung durch die Industriepartner, den Auftragsverarbeitern und ggf. den Partnerunternehmen erfolgt, ist der Widerspruch an diese zu richten.

8. Besteht eine Pflicht zu Angabe der Daten?

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung sind nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitzustellen, die für die Begründung, Durchführung, und Beendigung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder deren Erhebung gesetzlich verpflichtend ist. Es wird darauf hingewiesen, dass wir den Vertrag nicht schließen, wenn diese Daten nicht angegeben werden.

Die Angabe weiterer Daten ist freiwillig.

9. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt?

Für die Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO.

10. Können die personenbezogenen Daten für andere Zwecke verwendet werden?

Personenbezogene Daten werden für den Zweck verarbeitet, für den diese erhoben wurden. Sofern gesetzlich zulässig, werden die Daten auch für andere Zwecke genutzt. Stehen im Zeitpunkt des Vertragsabschlusses bereits weitere Verwendungszwecke fest, so ergibt sich das aus dem Vertrag. Sofern wir später die Daten für weitere Zwecke weiterverarbeiten wollen, werden wir die erforderlichen Informationen, insbesondere die Informationen über den Zweck und die Informationen gemäß Art. 13 Abs.2 DSGVO, vor der Weiterverarbeitung mitteilen.

11. Abschlussvermerk

Diese Datenschutzinformation der Firma GDV Getränke Daten Verarbeitung GmbH wird ggf. einer neu entstehenden gesetzlichen Lage angepasst. Unsere Datenschutzinformation kann jederzeit angefordert werden, oder auf unserer Internetseite unter: https://gdvgmbh.com/datenschutz.html eingesehen werden.

GDV Getränke-Daten-Verarbeitung GmbH, Ernst-Weyden-Str.3, 51105 Köln Geschäftsführer: Gisela Boecken, HRB 15246 Köln, USt.-ID. Nr. DE123054610
 
Stand: Januar 2023